3 misstag att undvika när du planerar ett kontorsevenemang

Vårt cateringteam deltog i över 340 kontorsevenemang under 2023. Teambuildingdagar, kontorsfrukostar, cocktailevenemang och enkla sammankomster är alla utmärkta sätt att stärka lagandan, höja medarbetarnas motivation och skapa en positiv arbetsplatskultur. Att planera sådana evenemang kan vara givande, men det kan också vara en krävande uppgift full av potentiella huvudvärkar.

Därför har vi samlat tre av de vanligaste misstagen vi lagt märke till, tillsammans med tips på hur du som arrangör undviker dem.

1. Att satsa för hårt på alkoholen

Äger ditt evenemang rum en eftermiddag mitt i veckan? Överväg att skippa alkoholen helt.

För det första blir ditt jobb som arrangör mycket enklare om evenemanget är alkoholfritt. Du slipper fundera på inköp, servering och om glasen räcker till.

Du kanske också märker att gästerna går hem tidigare när det inte finns obegränsat med alkohol på bordet, vilket gör din roll som värd betydligt enklare.

För det andra är det verkliga problemet kulturen. Att välja alkohol på professionella evenemang är i dag mainstream, inte bara i Europa utan i hela världen. När vi behandlar alkohol som en självklar del av ett professionellt evenemang lämnar vi människor med känslan av att det är en skyldighet att ta ett glas eller två för att smälta in och vara en del av kulturen. Enligt vår erfarenhet kan alkohol också skapa en konflikt mellan professionellt och oprofessionellt beteende.

Bästa sättet att undvika detta är att välja bort alkoholen och i stället servera mocktails, läsk och andra 0 %-drycker under hela evenemanget.

2. För få glas

Funderar du ändå på att servera alkohol? Se då till att reservera tillräckligt många glas.

Vi har sett det alldeles för många gånger: arrangörer som bokar 100 vinglas till en afterwork med 100 gäster – och får slut på glas efter en timme.

Den genomsnittliga gästen tar ett nytt glas när hen hämtar nästa glas vin. När det finns många olika typer av drycker på ett evenemang är det ännu viktigare att förbereda minst dubbelt så många glas som antalet gäster.

Vi rekommenderar att du räknar ut minimiantalet glas så här:

• Champagneglas: gäster x 1,5
• Vitvinsglas: gäster x 2
• Rödvinsglas: gäster x 2
• Vattenglas: gäster x 1,5

Öka multiplikatorn beroende på hur många olika drycker du serverar, så är du på den säkra sidan.

3. Att uppskatta matmängden fel

Varje evenemangsvärds värsta mardröm är att inte ha tillräckligt med mat till gästerna eller att maten tar slut mitt under evenemanget. Den andra ytterligheten är att gästerna inte är hungriga och du står där med massor av rester att ta hand om.

Du kan uppskatta rätt matmängd genom att fråga dig själv: vad gör mina gäster före mitt evenemang?

Planera inte en stor frukost för gäster som kommer direkt från hotellet. Sannolikt har de redan ätit sig mätta, och en smoothie eller frukt räcker gott och väl. Om det handlar om en frukost för hela företagets personal eller ett tidigt morgonseminarium är det däremot oftast bättre att satsa stort.

Om ditt evenemang är en afterwork direkt efter arbetsdagen är de flesta sugna på något litet. Fingermat, sallader och även söta tilltugg är ett utmärkt val för eftermiddagstillfällen. Räkna med 3–8 tilltugg per person, beroende på budget och evenemangets stil.

Om dina gäster kommer från en fysisk aktivitet som lagsport eller bastu vill de ha något rejält. Satsa då på stora bufféer och middagar.

Oavsett evenemang rekommenderar vi att du serverar maten direkt när gästerna anländer. Att servera maten senare, till exempel efter en presentation eller ett talarpass, gör gästerna hungrigare och mindre benägna att fokusera på programmet. Fyllda magar ger glada och produktiva människor.