3 virhettä, joita kannattaa välttää toimistotapahtumaa suunnitellessa

Cateringtiimimme oli mukana yli 340 toimistotapahtumassa vuonna 2023. Tiiminrakennuspäivät, toimistoaamiaiset, cocktailtilaisuudet ja rennot yhteiset hetket ovat kaikki erinomaisia tapoja vahvistaa tiimihenkeä, kohottaa työntekijöiden motivaatiota ja luoda positiivista työpaikkakulttuuria. Tällaisten tapahtumien järjestäminen voi olla palkitsevaa, mutta se voi olla myös haastava urakka, joka on täynnä mahdollisia harmeja.

Siksi keräsimme yhteen kolme yleisintä havaitsemaamme virhettä sekä vinkkejä siihen, miten järjestäjänä voit välttää ne.

1. Alkoholiin panostetaan liikaa

Onko tapahtumasi arki-iltapäivänä? Harkitse alkoholitonta vaihtoehtoa.

Ensinnäkin järjestäjänä työsi on huomattavasti helpompaa, jos tapahtuma on alkoholiton. Sinun ei tarvitse murehtia juomien hankkimisesta, tarjoilusta tai siitä, riittävätkö lasit.

Saatat myös huomata, että ihmiset lähtevät tapahtumasta aiemmin, jos tarjolla ei ole rajatonta määrää alkoholia – mikä tekee isännän roolistasi paljon yksinkertaisemman.

Toiseksi, varsinainen ongelma on kulttuuri. Alkoholin tarjoaminen ammatillisissa tilaisuuksissa on tällä hetkellä valtavirtaa niin Euroopassa kuin muuallakin maailmassa. Kun kohtelemme alkoholia olennaisena osana ammatillista tapahtumaa, jätämme ihmisille tunteen, että lasillisen tai parin ottaminen on velvollisuus, jotta sulautuisi joukkoon ja olisi osa kulttuuria. Kokemuksemme mukaan alkoholi voi myös aiheuttaa ristiriitaa ammatillisen ja epäammatillisen käytöksen välillä.

Paras tapa välttää tämä on jättää alkoholi pois ja tarjoilla mocktaileja, virvoitusjuomia ja muita 0 % juomia koko tapahtuman ajan.

2. Laseja on liian vähän

Harkitsetko silti alkoholin tarjoamista? Varmista silloin, että varaat tarpeeksi laseja.

Olemme nähneet sen liian monta kertaa: järjestäjä varaa 100 viinilasia 100 vieraan afterworkiin, ja lasit loppuvat tunnin jälkeen.

Keskivertovieras ottaa uuden lasin, kun hän hakee seuraavan lasillisen viiniä. Kun tapahtumassa on tarjolla monta erilaista juomaa, on entistäkin tärkeämpää varata vähintään kaksinkertainen määrä laseja vieraiden määrään nähden.

Suosittelemme laskemaan lasien vähimmäismäärän näin:

• Samppanjalasit: vieraat x 1,5
• Valkoviinilasit: vieraat x 2
• Punaviinilasit: vieraat x 2
• Vesilasit: vieraat x 1,5

Kasvata kerrointa sen mukaan, kuinka monta erilaista juomaa tarjoilet, niin olet turvassa.

3. Ruoan määrän väärin arvioiminen

Jokaisen tapahtuman isännän pahin painajainen on se, ettei vieraille riitä ruokaa tai että ruoka loppuu kesken tapahtuman. Toinen ääripää on, että vieraat eivät ole nälkäisiä ja käsiin jää valtavasti tähteitä, joista pitää huolehtia.

Voit arvioida oikean ruokamäärän kysymällä itseltäsi: mitä vieraani tekevät ennen tapahtumaani?

Älä suunnittele isoa aamiaista vieraille, jotka saapuvat suoraan hotellista. Todennäköisesti he ovat jo syöneet itsensä kylläisiksi, ja smoothie tai hedelmät riittävät hyvin. Jos kyseessä on koko yrityksen yhteinen aamiainen henkilöstölle tai aikainen aamuseminaari, isommin panostaminen on todennäköisesti parempi valinta.

Jos tapahtumasi on afterwork heti työpäivän jälkeen, useimmilla on nälkä johonkin pieneen. Sormisyötävät, salaatit ja jopa makeat suupalat ovat loistava vaihtoehto iltapäivän tilaisuuksiin. Laske 3–8 suupalaa henkilöä kohden budjetistasi ja tapahtuman tyylistä riippuen.

Jos vieraasi saapuvat fyysisen aktiviteetin, kuten joukkueurheilun tai saunan, jälkeen, he haluavat jotain kunnollista. Valitse silloin runsaat buffetit ja illalliset.

Tapahtumasta riippumatta suosittelemme tarjoilemaan ruoan heti vieraiden saapuessa. Ruoan tarjoaminen myöhemmin, esimerkiksi esityksen tai puheosuuden jälkeen, tekee vieraista nälkäisempiä, eivätkä he jaksa keskittyä käynnissä olevaan ohjelmaan. Täysi vatsa tarkoittaa tyytyväisiä ja tuotteliaita ihmisiä.